Aprenda como utilizar a Comunicação Interna a favor da sua Empresa, como estratégia de Crescimento e Engajamento dos Colaboradores. Saiba mais.
Independente do porte de uma organização, ela é formada por pessoas, em maior ou menor quantidade. Em um ambiente com diferentes profissionais, é preciso buscar formas de manter essas pessoas conectadas e alinhadas a um mesmo propósito.
É para isso que serve a Comunicação Interna nas organizações, fundamental em qualquer tipo de negócio. Além disso, uma comunicação assertiva é importante para engajar e integrar os colaboradores, e melhorar o clima organizacional.
Ela também é essencial para garantir uma boa experiência aos colaboradores, fortalecendo sua marca empregadora e ajudando a atrair e reter talentos. Entenda o que é comunicação interna e qual a sua importância para o crescimento da sua organização.
O que é Comunicação Interna?
O conceito da Comunicação interna é estabelecer canais de relacionamento entre os (as) colaboradores (as) de uma organização. Ela consiste em transmitir mensagens e avisos aos profissionais, com o objetivo de motivar, engajar, informar e transmitir os ideais da empresa aos clientes internos.
Segundo estudos, a missão da comunicação interna é contribuir para o desenvolvimento e a manutenção de um bom clima organizacional, com o objetivo de facilitar o crescimento da organização e o alcance das suas metas estratégicas.
É importante que os profissionais conheçam bem a empresa em que trabalham, principalmente sua visão, missão, estratégias e propósito, pois esse conhecimento aproxima os colaboradores e fortalece seu vínculo com a organização.
Quando a comunicação empresarial interna é bem estruturada, o processo para o alcance das metas e objetivos estabelecidos é facilitado. Mas para isso ser possível, é fundamental que exista um planejamento estratégico que minimize erros nessas interações.
As interações podem ser feitas tanto de forma vertical (entre líderes e demais colaboradores ou vice-versa) ou de forma horizontal (entre profissionais de um mesmo nível hierárquico).
Neste momento, você pode estar se perguntando qual a diferença entre comunicação interna e externa. A resposta é simples e fica clara nos próprios termos.
A comunicação interna, acontece dentro de uma organização ou com as pessoas que fazem parte dela direta ou indiretamente (colaboradores, fornecedores, etc.). Já a comunicação externa, diz respeito à comunicação entre a empresa e o público externo, que podem ser clientes, prestadores se serviços que ainda não trabalham para a organização, entre outros.
Tipos de Comunicação Interna
Há diversas formas de se estabelecer a comunicação interna, que podem variar de acordo com o contexto e objetivo da empresa. Confira a seguir alguns modelos de comunicação interna:
- Comunicação escrita: ela pode ser realizada através de quadros de avisos, placas informativas, e-mails, intranet, chats internos ou outros. Geralmente, esse tipo de comunicação é utilizada para alinhar acontecimentos da organização, e pode ser utilizado um modelo de comunicado interno padrão.
- Comunicação oral: esse tipo de comunicação interna é utilizado em palestras, reuniões, workshops, encontro de feedbacks ou outros eventos corporativos. Ela é muito eficaz para fortalecer o relacionamento entre os colaboradores.
- Comunicação vertical: ela é direcionada aos líderes da organização, muito utilizada para alinhar planejamentos estratégicos e pode abordar assuntos confidenciais.
- Comunicação horizontal: é utilizada na comunicação entre os colaboradores, que podem ou não fazer parte do mesmo setor, contudo, possuem o mesmo nível hierárquico na empresa. Esse tipo de comunicação também é muito eficaz para fortalecer os relacionamentos internos e melhorar o clima organizacional.
- Comunicação diagonal: ela é importante para o envolvimento dos diferentes níveis hierárquicos da organização. É utilizada quando há necessidade de informar novidades.
Leia também: O que é Comunicação Bidirecional e por que ela é tão importante na atualidade?
Qual é o objetivo da Comunicação Interna e sua importância?
A comunicação interna nas empresas tem como principal objetivo manter os colaboradores alinhados e engajados com a missão, metas e discursos da organização. Dessa forma, é possível difundir os princípios da empresa entre todos os colaboradores. Além disso, ela possui outros objetivos como:
- Difundir na empresa os conhecimentos adquiridos pelos colaboradores em treinamentos workshops ou outras experiências que podem ser relevantes para a organização como um todo;
- Divulgar as ações da empresa de forma clara e transparente para todos;
- Promover o engajamento coletivo com os objetivos da organização;
- Estabelecer o cumprimento de normas, condutas éticas e valores da empresa;
- Incentivar a cultura de temas como inclusão social, responsabilidade ambiental, prevenção e cuidados com problemas físicos e mentais.
A comunicação interna tem uma grande importância para todos os profissionais de uma organização, independente do seu nível hierárquico. Isso porque ela vai muito além de apenas transmitir adiante as informações.
Ela é importante para estabelecer um ambiente integrado, facilitando o trabalho em equipe e estimulando o engajamento para uma melhor performance, além de ajudar a propagar a inovação, criatividade e muito mais.
Através da comunicação interna, é possível também fortalecer a cultura organizacional, e estabelecer o conceito de marca humanizada, muito importante na era digital, para manter mais próxima a conexão e a relação entre as pessoas. O primeiro passo para que a comunicação interna seja efetiva é ouvir os colaboradores e estabelecer um canal direto de comunicação entre as pessoas. Dessa forma, é possível criar um relacionamento mais duradouro e eficiente entre os profissionais.
Benefícios de uma boa Comunicação Interna
A comunicação interna quando bem estruturada e alinhada, é capaz de proporcionar inúmeros benefícios para as empresas, tais como:
- Possibilita a criação de porta-vozes da empresa, que atuam como influenciadores e defensores da marca;
- Transmite mais credibilidade e transparência;
- Fortalece a cultura da organização;
- Propaga as informações de maneira mais rápida e assertiva;
- Promove nos colaboradores o sentimento de pertencimento, por compartilhar os valores da organização com todos;
- Ajuda a alinhar e motivar as equipes;
- Permite a troca de conhecimento;
- Melhora o clima organizacional;
- Aumenta de produtividade;
- Ajuda no onboarding de novos colaboradores e reduz os índices de turnover;
- Alinha os colaboradores aos valores da empresa, e muito mais.
Leia também: 8 ações de Endomarketing para transformar seus colaboradores em Defensores da Marca
Comunicação Interna — Exemplo
Além dos tipos de comunicação interna, existem diversos formatos que a empresa pode utilizar para compartilhar as informações entre seus colaboradores.
É importante explorar diferentes formatos, pois cada profissional pode ter uma forma única de se comunicar. Dessa forma, alguns captam melhor conteúdos visuais, enquanto outros preferem experiências sonoras ou outras.
Para identificar qual a melhor opção, é fundamental conhecer muito bem sua equipe, além de avaliar periodicamente a eficácia das estratégias utilizadas, que indicam se as mensagens estão sendo captadas como deveriam. Alguns exemplos de comunicação interna nas empresas podem ser:
- Podcasts;
- Quadro de avisos;
- Comunicado interno, que pode ser em formato de ofício ou até mesmo via intranet;
- Placas informativas (eficazes para a comunicação visual interna);
- E-mails;
- Intranet;
- Chats;
- Feedbacks;
- Entre outros.
E por falar em feedback, confira a seguir, um exemplo de comunicação interna assertiva e não assertiva entre gestor e colaborador:
Feedback de um gestor para um colaborador
- Comunicação não assertiva: “Você novamente fez o relatório errado, está péssimo! Nota-se que não sabe fazer direito.”
- Comunicação Assertiva: “O relatório não está atendendo à demanda solicitada novamente. Você está tendo alguma dificuldade para fazê-lo ou tem alguma dúvida em que eu ou alguém da equipe possa te ajudar?”
Feedback de um colaborador para um gestor
- Comunicação não assertiva: “Eu estou sobrecarregado de serviço, por isso não estou conseguindo fazer, mas ninguém reconhece nem valoriza os colaboradores nessa empresa.”
- Comunicação Assertiva: “Agradeço o feedback e a preocupação. Realmente estou tendo dificuldade em realizar o relatório, pois sinto que estou sobrecarregado. Existe a possibilidade de contratar alguém ou remanejar um colaborador de outro setor para me auxiliar nisso?”
Comunicação Interna e Endomarketing
Ambas as estratégias se complementam, apesar de terem conceitos diferentes. A comunicação interna está ligada aos processos de informação, já o endomarketing está mais relacionado com ações que visam atrair, integrar, engajar e reter talentos.
Enquanto as ações de comunicação interna atuam informando e mantendo os colaboradores alinhados ao discurso da empresa, o endomarketing busca promover a marca internamente, a fim de promover a motivação e engajamento dos colaboradores.
Essas estratégias andam juntas, pois as ações desenvolvidas pelo setor ou equipe responsável pelo endomarketing, precisam ser divulgadas entre os colaboradores, o que é feito através de ferramentas de comunicação interna.
Leia também: Comunicação Interna e Endomarketing: conduzindo a experiência do colaborador
Boas práticas de Comunicação Interna
Sabemos que a comunicação é uma habilidade, e como toda habilidade ela pode ser desenvolvida e aprimorada através da prática contínua. Por isso, é possível melhorar essas interações internas por meio de ações simples dentro da organização.
Confira a seguir algumas dessas ações para aplicar no seu plano de comunicação interna e torná-la mais eficaz:
Conheça bem a empresa e a sua equipe
Já vimos que a comunicação interna busca alinhar os colaboradores com as estratégias da empresa. Por isso, é fundamental conhecer a ambos muito bem, para ser possível estabelecer essa conexão.
Primeiramente, defina de forma clara os valores, objetivos, missão, visão, história e cultura da organização. Essas informações são essenciais para desenvolver aquilo que será compartilhado com os profissionais de sua equipe.
Da mesma forma, é preciso se integrar a respeito dos colaboradores, conhecer melhor quem são, quais seus valores pessoais, entre outras características. A melhor forma de fazer isso, é ouvir o que eles têm a dizer, dar espaço para se expressarem.
Quando os colaboradores são ouvidos, sentem-se mais valorizados e isso fortalece a sensação de pertencimento à organização. Além disso, a possibilidade de se expressarem e serem ouvidos, fortalece sua confiança na organização e os deixa mais à vontade para apontar falhas e sugerir melhorias nos processos internos.
Defina um planejamento para a sua comunicação interna
Assim como em qualquer outra estratégia, é importante definir um planejamento para executar de maneira eficaz a comunicação interna. Isso é importante para definir as prioridades, ações a serem executadas e objetivos a serem alcançados.
Esses objetivos podem variar, de acordo com as necessidades da organização, contudo, os mais comuns são:
- Melhorar o alinhamento dos colaboradores com o discurso da empresa — essencial no processo de recrutamento e seleção;
- Aumentar o nível de satisfação dos colaboradores;
- Fortalecer a marca empregadora;
- Reduzir os índices de turnover da empresa;
- Engajar os colaboradores para impulsionar os resultados e o índice de metas alcançadas, individuais ou coletivas.
Inclua no seu planejamento, a estruturação de canais de comunicação, como pesquisas internas de satisfação ou outras, que possibilitem que os colaboradores compartilhem sua opinião de forma aberta e transparente, sem represálias.
Se for o caso, a empresa pode ainda contratar um analista de comunicação interna, um profissional especializado, que saberá como melhorar a comunicação interna na empresa da melhor forma.
Utilize uma comunicação clara e acessível
Não tem nada mais errôneo do que querer se comunicar com toda a empresa e utilizar uma linguagem técnica, que só determinados departamentos entenderão. Procure adequar a comunicação aos ouvintes, para que ela seja inclusiva e acessível.
Essa é uma dica fundamental para melhorar a comunicação interna. Para não errar, prefira utilizar uma linguagem simples para se comunicar com todos os colaboradores, independente do nível hierárquico.
Neste ponto, vale lembrar do que dissemos no primeiro tópico, sobre conhecer bem a sua equipe. Ao utilizar uma abordagem mais simplificada e didática, você facilita o entendimento da informação e evita falhas na comunicação.
Lembre que dentre os documentos de comunicação interna, é importante se atentar para possíveis necessidades especiais dos colaboradores, que podem exigir ferramentas, recursos e documentos que sejam acessíveis a todas as pessoas.
Seja transparente na sua comunicação interna
A transparência no relacionamento com os colaboradores é essencial para fortalecer a marca empregadora e fomentar a sensação de pertencimento, que já mencionamos anteriormente — mas vale a pena lembrar.
Incluir os colaboradores e mantê-los informados sobre todos os acontecimentos (bons e ruins) e as novidades, é uma excelente forma de conquistar a confiança dos profissionais e fortalecer o seu comprometimento com a empresa.
Portanto, utilize os canais de comunicação interna para informar os colaboradores a respeito de qualquer mudança, mas principalmente das que impactarão de alguma forma sua rotina de trabalho. Isso pode ser feito através de reuniões, e-mails, videoconferência, entre outros.
Aproxime os departamentos internos de sua empresa
A comunicação interna é perfeita para desfazer qualquer barreira de contato que possa existir entre os diferentes setores de uma empresa. Isso é importante, pois aproxima os colaboradores e evita a formação de grupos isolados.
Isso é importante para descentralizar as informações e torná-las do conhecimento de todos. Pode acontecer de um colaborador de outro setor ter uma super ideia ou insight a respeito de um assunto de outro departamento.
Além disso, uma melhor comunicação entre os setores, pode facilitar processos internos que dependem de um trabalho em grupo realizado por diferentes áreas. Para isso, aposte em ambientes de convivência na empresa, eventos corporativos com todas as equipes, espaços de trabalho colaborativos, etc.
Promova ações e eventos interativos
Não tem nada melhor que um evento informal para estimular a interação e o convívio entre os colaboradores. Ações como essa, também ajudam muito na integração de novos profissionais.
Há várias formas de se fazer isso, seja promovendo uma reunião informal ou happy hour com as equipes, festas temáticas, almoços coletivos e quem sabe até um evento de comemoração pelas metas alcançadas.
Seja em uma comunicação vertical, horizontal ou qualquer outro tipo de interação corporativa, a comunicação interna precisa ser assertiva e eficaz para transmitir as informações a todos os envolvidos. Para isso, é fundamental investir em ações para melhorar a comunicação interna nas empresas.
Por isso a relação entre endomarketing e comunicação interna precisa ser compreendida, a fim de que as empresas consigam conduzir a experiência do colaborador, garantir a sua satisfação e quem sabe até transformá-los em influenciadores da organização.
Quer saber outras formas de utilizar a comunicação interna a favor da sua empresa? Então confira nosso artigo sobre Employee Advocacy e entenda como essa estratégia, aliada a uma comunicação interna eficaz, pode transformar seus colaboradores em defensores da sua marca e aumentar o alcance da sua organização!