O Departamento Pessoal é um setor estratégico que lida com assuntos relacionados aos colaboradores de uma empresa e leis trabalhistas. Saiba mais!
Gerenciar os colaboradores de uma empresa pode ser bastante desafiador, ainda mais quando se trata de muitos profissionais, e atividades como controle de frequência, arquivamento de documentos, cumprimento das normas trabalhistas, entre outras tarefas.
Para cuidar disso, é fundamental contar com um setor de Departamento Pessoal, que pode ajudar a sua empresa a lidar com todas as atividades burocráticas referentes à gestão de pessoas.
No texto de hoje, você vai entender como funciona esse setor, qual a sua importância, rotinas, métricas e muito mais. Continue a leitura para saber mais!
O que é Departamento Pessoal (DP)?
O Departamento Pessoal, também conhecido como DP, é um setor especializado em fazer o gerenciamento de questões pertinentes aos colaboradores de uma organização.
O DP é encarregado principalmente das questões burocráticas, tais como a folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, controle da jornada de trabalho e passivos trabalhistas, por exemplo.
Muitas empresas, principalmente as menores, não possuem um setor de departamento pessoal, e acabam atribuindo essas funções ao RH ou por empresas de contabilidade terceirizadas.
Contudo, é fundamental ter um setor de pessoal em uma organização, independente do porte. Isso porque é preciso ter alguém que seja especializado em gerir a grande quantidade de documentos que circulam em uma empresa.
Além disso, o departamento pessoal é mais ágil e eficiente no controle das questões burocráticas, além de intermediar o contato da empresa com órgãos públicos, emitindo as guias e declarações necessárias para o cumprimento da lei.
Qual a importância do setor nas empresas?
O setor de departamento pessoal é importante para as empresas, pois é o principal responsável pelo cumprimento das leis trabalhistas, o que ajuda a evitar problemas para as organizações.
Além disso, o DP emite, organiza e arquiva diariamente diversos documentos importantes referentes aos colaboradores da empresa como um todo. Vale lembrar que quanto maior o quadro de profissionais, mais difícil é o acompanhamento e controle das atividades.
Por isso, ter um setor especializado que sabe utilizar as ferramentas corretas, é fundamental para manter em ordem toda a documentação dos colaboradores, bem como garantir o cumprimento das legislações, prevenindo e evitando prejuízos por questões trabalhistas.
Rotinas do departamento pessoal
As rotinas do departamento pessoal são diversas, e quase sempre bastante burocráticas. Além disso, o DP é um setor que está sempre de portas abertas para atender os colaboradores, seja para ouvi-los, tirar dúvidas ou orientá-los.
Confira a seguir, algumas das principais funções desse departamento:
Documentação dos profissionais
Quando um profissional é admitido em uma empresa, uma série de documentos precisam ser emitidos e recebidos pelo departamento pessoal. O setor é encarregado de processar contratos, entre outras tarefas pertinentes às admissões e rescisões.
Dessa forma, o DP é responsável por manter em ordem toda a documentação, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e demais leis que regularizam as organizações, para evitar quaisquer passivos trabalhistas.
Acompanhamento e controle da jornada de trabalho
As atividades pertinentes à jornada são bem amplas, pois abrangem informações a respeito das horas extras, adicionais noturnos, banco de horas, registro de ponto, escala, faltas, atrasos, entre outros.
É fundamental que as empresas façam um bom gerenciamento da frequência dos colaboradores, para evitar quaisquer irregularidades no momento da remuneração ou problemas na Justiça do Trabalho.
Folha de pagamento
A folha de pagamento também é outra atividade bastante vasta, que envolve diversos fatores referentes ao salário, benefícios, décimo terceiro, recolhimentos de taxas como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS.
É o departamento pessoal que gerencia todas essas questões, para garantir que os cálculos referentes à folha de pagamento sejam feitos da maneira correta, garantindo todos os benefícios aos profissionais, de acordo com as normas estabelecidas pelos órgãos federais.
Gestão de férias, licenças e atestados
De acordo com o art. 129 da CLT, todo colaborador de uma empresa tem o direito de tirar férias, sem prejuízo em sua remuneração, após um ano de serviço na empresa. É importante que o setor acompanhe sempre as reformas trabalhistas, pois ocorrem esporadicamente algumas mudanças.
É função do departamento pessoal organizar o período de férias dos profissionais, definir escalas para não desfalcar nenhum setor e garantir o cumprimento dos prazos e remunerações pertinentes. Da mesma forma, é preciso ser feito o controle dos atestados e licenças, organizar toda a documentação e integrá-la com a folha de pagamento.
Representação junto a órgãos oficiais e fiscais
É de responsabilidade do DP emitir documentos para os órgãos fiscais, como a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), Guia da Previdência, declarações da CIPA e do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), entre outros.
São os profissionais desse setor que representam a organização frente às instituições oficiais, para garantir a regularidade da situação da empresa. Novamente, é preciso que o setor se mantenha sempre atualizado sobre quaisquer mudanças na lei.
Principais métricas
O departamento pessoal consegue analisar algumas métricas, pois tem acesso a diversos dados numéricos. Essas métricas podem ser muito úteis para gestores e outros setores da empresa. Confira a seguir algumas das principais métricas que podem ser levantadas pelo DP:
- Turnover: percentual de rotatividade de funcionários, que pode ser calculado com base no número de rescisões realizadas em determinado período. Além disso, é possível saber o motivo do desligamento, o que ajuda a analisar o índice de satisfação dos colaboradores com a empresa e verificar se ela proporciona um bom clima organizacional.
- Absenteísmo: os índices de faltas podem indicar desmotivação dos colaboradores, que pode ser decorrente de más condições de trabalho ou outros fatores que acabam impactando no desempenho.
- Acidentes de trabalho: o percentual de Comunicação de Acidente (CAT) gerados na empresa, ajuda a verificar as ocorrências e focar na prevenção, além de apurar as razões, que podem ser falhas da empresa, negligência ou despreparo do colaborador, entre outros.
Diferenças entre o Departamento Pessoal e o RH
É bem comum confundir o conceito de departamento pessoal com recursos humanos. Isso porque eles são setores que se complementam, contudo, não têm as mesmas funções.
De maneira geral, o DP é responsável pelas questões burocráticas referente aos colaboradores, leis trabalhistas e algumas questões fiscais.
Já o RH é mais estratégico, e cuida da capacitação e treinamento de colaboradores, atração e retenção de talentos e demais questões pertinentes às relações humanas.
Em empresas de pequeno porte, é comum que um setor seja responsável por todas essas funções. Contudo, em empresas maiores é importante separar as atividades, para obter melhores resultados.
Como a tecnologia pode ajudar o departamento pessoal?
O DP lida diariamente com um volume enorme de informações e documentos, que até mesmo em empresas menores, fica difícil gerenciar. Graças à transformação digital, atualmente temos diversos recursos tecnológicos para ajudar.
Com a utilização de softwares, o setor de departamento pessoal consegue ser mais ágil, graças à possibilidade de automatizar diversas tarefas, tais como:
- Monitorar digitalmente o controle de ponto;
- Acelerar rotinas e procedimentos administrativos;
- Analisar e fazer o cruzamento de dados e informações;
- Criar e implementar novas estratégias de crescimento.
Ficou clara a importância do departamento pessoal? Quando o setor é bem estruturado, as empresas só têm a ganhar!
Mas é importante que o profissional responsável pelo setor esteja sempre atualizado sobre novas tecnologias para auxiliar suas tarefas, e claro, acompanhar todas as mudanças nas leis.
Se você já tem um setor de departamento pessoal e quer saber como motivar seus colaboradores, confira nosso conteúdo sobre Employee Experience!